Ignite Impressionen: Microsoft Syntex – die freundliche KI von nebenan

Vorbei mit den Zeiten, in denen Informationen und Inhalte im Unternehmen noch auf die primitive Art verlötet werden mussten. Handwerk hat zwar goldenen Boden aber nicht im Enterprise Content Management! So oder so ähnlich muss es aus den heiligen Hallen in Redmond geklungen haben, als Microsoft damals dem Informationswirrwarr durch Project Cortex den Kampf angesagt hat.

Seither ist viel Wasser den Fluss (in Englisch Flow) heruntergeflossen und auch das ambitionierte Project Cortex musste sich der Evolution fügen. Aus Project Cortex entstand SharePoint Syntex, danach wurde aus Project Cortex irgendwann Viva Topics und seit der Ignite 2022 heißt SharePoint Syntex nun Microsoft Syntex. Alright!

Der Relaunch des Projektes, unter neuem Namen, führt die Ursprungsidee zur KI gesteuerten Informationsverarbeitung nicht nur weiter, sondern bietet sogar sinnvolle Erweiterungen wie z.B. eine integrierte elektronische Signatur an.

In der Praxis handelt es sich bei Microsoft Syntex um eine künstliche Intelligenz, die angelernt wird, um eigenständig prägnante Metadaten in Inhalten wie Dokumenten zu finden und einen Kontext zwischen den beiden Elementen herzustellen. Dadurch ist die KI in der Lage, unterschiedliche Dokumente zu erkennen, den Ansprechpartner im Unternehmen zu identifizieren und z.B. im Anschluss einen automatisierten Genehmigungsprozess zu starten.

Neben der Automatisierung lassen sich aber auch größere Datenmengen leichter überblicken und Informationen können gezielt für wichtige Business-Entscheidungen herangezogen werden.

Wie funktioniert das?

Anhand einer Eingangsrechnung hat Chris Bortlik den Prozess des Anlernens und die generelle Funktionsweise, während der diesjährigen Ignite treffend veranschaulicht.

Dokumente einer bestimmten Art werden einem sogenannten Modell zugewiesen. Dieses Modell kann man als Schublade verstehen, in die man immer die gleichen Dokumente ablegt. Hier z.B. Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Unternehmen.

Dokumente wie Rechnungen können unterschiedlichste Layouts haben, verfügen aber oftmals über die gleichen Informationen, wie z.B. eine Firmierung, einem Ansprechpartner, einem Rechnungsbetrag und einem Rechnungsdatum.

Diese Informationen werden im Dokument des Modells markiert und mit einem Metadaten-Feld, wie wir es aus einer Dokumentenbibliothek kennen, in Verbindung gebracht.

Microsoft Syntex durchsucht fortan neu eingereichte Dokumente nach den markierten Informationen, um diese automatisch in die dafür vorgesehenen Felder zu schreiben. Macht Microsoft Syntex einen Fehler, kann man diesen manuell korrigieren und lernt die KI somit sukzessive an.

Damit Microsoft Syntex seine Kräfte voll entfalten kann, ist es notwendig der KI über diesen Weg so viel wie möglich beizubringen. Dieser Vorgang wird auch „Machine Teaching“ genannt.

Aus Machine Learning wird Machine Teaching

Für Microsoft Syntex wurde das ursprüngliche Verfahren namens „Machine Learning“ durch „Machine Teaching“ ersetzt. Durch „Machine Learning“ werden einer KI massenweise Dokumente zugefüttert, woraus Muster erkannt und im Anschluss selbstständig Informationen für die Verwendung als Metadatum extrahiert werden. Das Ergebnis wird im Anschluss durch einen Experten überprüft und etwaige Anpassungen der KI zugeführt. Durch die Masse an Daten, ist das unter Umständen sehr aufwändig. Das Verfahren „Machine Teaching“ hingegen dreht dieses Vorgehen um, indem ein Experte zu Beginn Dokumente klassifiziert und Informationen als Metadatum deklariert . Die KI lernt fortan von diesem Muster. Durch dieses Verfahren ist ein manuelles Eingreifen nach wie vor notwendig, es verspricht aber einen geringeren Aufwand.

Die Neuigkeiten zu Microsoft Syntex gehören für mich, der sich in der SharePoint-Welt zuhause fühlt, mit zu den absoluten Highlights der Ignite 2022. Das Produkt verspricht neben einer technischen Weiterentwicklung in Sachen KI eine, für den Umfang der Möglichkeiten, simple Implementierung in Projekte und sogar bestehende Umgebungen. Ich freue mich schon darauf, Microsoft Syntex beim nächsten Kundenprojekt einsetzen zu dürfen.

Links:

Microsoft Syntex documentation – Microsoft Syntex | Microsoft Learn

Improving the Review and Approval of Contracts with Microsoft Teams, Power Automate | CDB07