In der Session Microsoft To Do is good for your mental health! teilte Al Eardley im Rahmen der Microsoft Ignite wie die Nutzung von Microsoft To Do uns helfen kann, Stress, der durch die Flut anfallender Aufgaben im Arbeitsalltag entsteht, zu reduzieren.

Mit Blick auf meine Tätigkeit im Bereich Change und Adoption ist insbesondere spannend, wie die Verbindung von wissenschaftlichen Erkenntnissen und einer effizienten Nutzung technischer Tools uns helfen kann, den Arbeitsalltag zu meistern, denn …

… wer kennt es nicht? Das Postfach füllt sich, Aufgaben erreichen uns auf den unterschiedlichsten Wegen und über verschiedene Kanäle (Outlook, Teams Chats/Kanäle, Meetings, Planner, Social Media, …). Leicht kann das zu Stress führen. Kommt ihr auch manchmal nicht zur Ruhe, weil ihr über unerledigte Aufgaben nachdenkt und verliert dadurch den Fokus?

Al Eardley spannt in seiner Session den Bogen zur kognitiven Belastung (Cognitive Load) und verweist auf wissenschaftliche Erkenntnisse von Bluma Zeigarnik sowie Masicampo und Baumeister.

Dadurch, dass wir uns an unvollständige Aufgaben viel stärker erinnern als an bereits abgeschlossene Aufgaben gehen uns diese immer wieder durch den Kopf. Die unerledigten Aufgaben beschäftigen uns, dominieren unsere Gedanken und die kognitive Belastung steigt. 

Nachweislich reduziert wird die kognitive Belastung und somit die negativen Auswirkungen auf unseren Schlaf und unsere Gesundheit allerdings bereits durch Aufschreiben und Planen der noch zu erledigenden Aufgaben. Verschriftlichung entlastet uns und das Aufgaben-Management fällt uns leichter.  

Das Gute an Aufgaben, die uns beschäftigen, ist: Wenn wir diese abschließen, wird Dopamin freigesetzt, was unter anderem dazu führt, dass wir uns gut fühlen.

Und genau hier setzt Microsoft To Do an. Durch die richtige Nutzung des Tools können wir zum einen unsere kognitive Belastung reduzieren. Zum anderen können wir sicherstellen, dass wir auch bewusst wahrnehmen, wenn wir eine Aufgabe erledigt haben, um das positive Gefühl der Zufriedenheit zu stärken.

Dabei werden drei elementare Anforderungen durch das Ökosystem von Microsoft 365 mit Microsoft To Do im Zentrum der persönlichen Aufgabenverwaltung erfüllt:

1. Konsolidieren: Alle Aufgaben aus den unterschiedlichen Quellen und Kanälen (Teams, Outlook, Planner, …) werden zusammengeführt.

2. Priorisieren: Aufgaben können nach Relevanz angezeigt, sortiert, geplant und mit einer Erinnerung versehen werden.

3. Erledigen: Die Liste „Mein Tag“ hilft uns den Tag und die konkrete Erledigung der Aufgaben zu planen, Zeit im Kalender zu blocken und diese anschließend abzuhaken.

Die Frage an dieser Stelle: Wie schaffen wir es, für uns selbst zu sorgen und regelmäßig auf unsere Aufgaben zu schauen, um nicht den Überblick und Fokus zu verlieren?

Das Etablieren einer Routine bzw. Gewohnheit ist aus der Verhaltensperspektive entscheidend, um die Flut anfallender Aufgaben zu bewältigen, den Überblick zu bewahren, uns weniger gestresst zu fühlen und den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren.  

Al Eardley empfiehlt vier Schlüsselaktivitäten, um entsprechende Gewohnheiten in die Arbeitswoche zu integrieren:

1.  Start the week (jeden Montag): Termine anschauen, Zeit für die Erledigung von Aufgaben realistisch einschätzen, Fokuszeit im Kalender blocken und Aufgaben, die ihr in dieser Woche erledigen wollt, über den Stern als „wichtig“ markieren

2.  Start the day (täglich): Als wichtig markierte Aufgaben zur Liste „Mein Tag“ hinzufügen und entsprechende Termine für die Erledigung der Aufgaben im Kalender einstellen

3. Virtual Commute (täglich): Schaue, ob es am Folgetag Lücken gibt, die du mit Fokuszeit blocken kannst, welche Meetings anfallen und ob du bereits geplante Fokuszeit ggf. verschieben musst, ob du ausreichend Zeit für die Vorbereitung auf Meetings eingeplant hast & hake die heute erledigten Aufgaben ab und nimm die täglichen Erfolge bewusst wahr.

4. End the week (jeden Freitag): Aufgaben abhaken und Erfolge der Woche wahrnehmen und feiern 🥳

Im Rahmen der täglichen Virtual Commute Termine finde ich auch die Idee super, ein kleines „Wind down“ einzubinden, d.h. am Ende des Tages kurz 2-5 Minuten innezuhalten und herunterzukommen, um den Arbeitstag abzuschließen.

Mein persönliches Fazit: Wirklich überrascht haben mich die Erkenntnisse der Session nicht. Dennoch gab es für mich den ein oder anderen „Aha“-Moment. So naheliegend die Erkenntnisse auch sind: Wie gelingt euch das Aufgabenmanagement?

Ich fühlte mich zuletzt von einer Vielzahl unerledigter Aufgaben getrieben und sprang viel zwischen Themen hin und her, fühlte mich gestresst. Zwar nutzte ich Microsoft To Do bereits, aber nicht routiniert. Für mich ein Grund das beschriebene Vorgehen zu erproben und weiter an meine Bedürfnisse anzupassen, um in erster Linie für mich zu sorgen, meine Erfolge wahrzunehmen und somit effizient zu arbeiten und Themen gezielt voranzutreiben.  

Schaut doch nochmal in die Session herein, um genau zu sehen, wie Outlook, Teams, Planner und To Do ineinandergreifen, um euch bestmöglich zu unterstützen. Einer meiner „Aha“-Momente: Ihr könnt euch in der Outlook-Webansicht Aufgaben aus To Do anzeigen lassen und diese per Drag&Drop direkt als Termine in den Kalender ziehen, um euch entsprechende Zeiten zu blocken. Dies ist nun ein Teil meiner täglichen Routine am Morgen.

Häufig werden digitale Tools eher als eine zusätzliche Belastung angesehen. Der Mehrwert einer bedürfnisorientierten Nutzung bleibt unerkannt. Hier wollen wir aus dem Change und Adoption Team ansetzen und die Mitarbeitenden befähigen, Mehrwerte für die eigene Arbeit zu erkennen und ihren Arbeitsalltag aktiv unter Nutzung der Tools zu gestalten.

Wie nutzt ihr digitale Tools, um den Herausforderungen im Arbeitsalltag zu begegnen? Ich freue mich über eure Kommentare, eure Tipps und Tricks und gerne auch über einen persönlichen Austausch.

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