Introducing Microsoft Teams @Leoni
Eine Erfolgsgeschichte über den Globus hinweg
LEONI ist ein globaler Anbieter von Produkten, Lösungen und Dienstleistungen für das Energie- und Datenmanagement in der Automobilindustrie. Die börsennotierte Unternehmensgruppe beschäftigt rund 100.000 Mitarbeiter (ca. 73.000 Front-Line-Worker) in 50 Standorten in 28 Ländern und erwirtschaftete 2021 einen Konzernumsatz von 5,1 Milliarden Euro.
Die Vision der LEONI: eine moderne, benutzerfreundliche und erweiterbare Kollaborations- und Kommunikations-Plattform. Dabei galt es nicht nur, die Anforderungen der unterschiedlichen Unternehmensbereiche und Projektgruppen zu beachten, auch die Kollaboration mit externen Kunden und Partnern war ein wesentlicher Faktor. Es brauchte zudem eine Lösung, die die Anforderungen der LEONI-Mitarbeitenden an eine moderne und attraktiven Arbeitsumgebung erfüllt.
Bereits am Anfang wurden die ersten Steine auf dem Weg sichtbar: Die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen war aufgrund einer sehr heterogenen Landschaft an technischen Werkzeugen und auch unterschiedlichsten lokalen Ausprägungen in den weltweiten Infrastrukturen nur sehr schwer möglich. Resultierend daraus waren lokale Lösungen entstanden, die jedoch nicht den Gedanken einer weltweiten, einheitlichen Lösung unterstützten. Mitunter stellten diese ein Sicherheitsrisiko dar und führten ebenso zur Verunsicherung der Mitarbeitenden in der Entscheidung, welche der Anwendungen zu verwenden sei.
Die Unternehmensstrategie gab die Bewegung in Richtung Cloud-Lösungen vor, daher wurden vor allem Plattformen zur bestmöglichen Realisierung von Kollaborationsfunktionen betrachtet.
Schnell wurde klar: Microsoft Teams sowie integrierte M365 Lösungen erfüllten die Anforderungen vollumfänglich, zudem waren Nutzerlizenzen bereits im großen Umfang vorhanden. So konnten LEONI und thinformatics AG gemeinsam im Mai 2021 das Projekt zur Teams-Einführung an den Start bringen.
Einer der wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Microsoft Teams Einführung war die frühzeitige Einbindung und kontinuierliche Schulung aller Anwender. Das geschah in vielfältiger Form:
grundlegende sowie zielgruppenspezifische Schulungen
Anleitungen (Handbücher & Flyer)
Schulungsvideos
Lernpfade mit Videos & Quizzen (integriert in das interne LEONI-Lernportal)
Darüber hinaus war die sogenannte Champions Community zentraler Bestandteil des Projektes. Innerhalb dieser Community wurden über 50 proaktive und interessierte Mitarbeitende aus den Fachabteilungen durch explizite Experten-Trainings und Workshops zu „Champions“ befähigt und eine gemeinsame Teams-Community eingerichtet. Auf diese Weise förderte man den internen Wissensaustausch zur Nutzung von Microsoft Teams enorm, zusätzlich wurden regelmäßig Informationen zu Neuerungen und Änderungen in Microsoft 365 sowie moderierte Champion-Meetings zu spezifischen Anwendungsfällen angeboten.
Wie bei vielen Cloud-Projekten spielten Datenschutz & Informationssicherheit während des gesamten Projekts eine große Rolle. Dank der engen Zusammenarbeit zwischen den Projektteams und entsprechenden Gremien konnten Bedenken, Fragen und Risiken jedoch frühzeitig identifiziert und gelöst werden. Ein wichtiges Ziel war die Befähigung der Endanwender, Microsoft Teams selbst möglichst gut für die Abdeckung eigener Business-Anforderungen einzusetzen. Strenge regulatorische und organisatorische Vorgaben (z. B. Governance) sowie Datenschutzaspekte schienen zunächst konträr zu dieser Idee zu stehen.
Mithilfe unterstützender Low-Code Tools, auf Azure basierenden Automatisierungen, einer Integration des ITSM-Tools sowie passgenauen Adoption & Change Werkzeugen ist jedoch ein guter und konstruktiver Kompromiss gelungen: Die Anwender der LEONI AG können Microsoft Teams und Features wie Planner und Whiteboards selbstverantwortlich innerhalb eines gesteckten Rahmens nutzen.
Um die Erstellung neuer Teams kontrollierbar und übersichtlich zu halten, nutzt LEONI eine an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasste App innerhalb der Teams Plattform. Diese steht jedem User zur Verfügung, ein zwischengelagerter Freigabeprozess vor der finalen Team-Erstellung unterstützt das Vier-Augen-Prinzip.
Des Weiteren greift man aus Sicherheitsperspektive auf bereits verfügbare Board-Mittel des M365 Portfolios zurück, um nicht mehr benötigte Teams automatisiert aufzulösen und nicht mehr notwendige Mitglieder aus Teams zu entfernen. Für die längerfristige Archivierung von Dokumenten verwendet man das im Standard verfügbare Labeling.
Mit Teams wurden und werden eingesetzte Kommunikations- und Kollaborationsplattformen wie Cisco Jabber & WebEx sowie weitere Insellösungen abgelöst. Das Ziel: Die Komplexität und den Umfang der Applikationslandschaft für Anwender zu verringern, Lizenzkosten einzusparen sowie eine optimierte Integration in die IT-Infrastruktur zu schaffen.
Durch die Einführung von Teams stehen Abteilungen, Teams und Projekten nun Werkzeuge zur digitalen Zusammenarbeit zur Verfügung. Microsoft 365 Lösungen wie Planner und Whiteboard werden aktiv genutzt und unterstützen eine noch effizienterer Kollaboration. Zudem kann die digitale Zusammenarbeit in Dokumenten in Echtzeit über alle internationalen Standorte hinweg stattfinden- ein enormer Vorteil bei einem Unternehmen mit rund 100.000 Mitarbeitenden auf mehreren Kontinenten.
Zum Abschluss der Basisimplementierung von Teams wurde noch die Möglichkeit geschaffen, auf einfachem Weg Gäste und Externe in die Kommunikation und Kollaboration, auf Basis der Plattform, mit einzubinden. Ein Meilenstein und eine Optimierung im Hinblick auf die effektive Zusammenarbeit mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten.
Die Implementierung erfolgte in drei Phasen. Das Ziel: Die Adaption des Tools für die Anwender zu unterstützen, dem IT-Bereich die Möglichkeit zu geben, die betrieblichen Aufgaben zu stemmen sowie agil auf geänderte oder neue Anforderungen zu reagieren:
„Phase 0“: die Client-Bereitstellung. Allen Mitarbeitenden sollte so die Teilnahme an bereits vorhandenen Teams-Meetings (Einladung durch Kunden, Dienstleister, etc.), ohne Nutzung des Browsers, ermöglicht werden. Gleichzeitig wurde hier die Grundlage für eine spätere, aktive Nutzung der Teams-Funktionen gelegt.
„Zweite Phase“: der erste Release aktiv nutzbarer Features in Teams. Hier wurden den Anwendern Kommunikationsfunktionen zur Verfügung gestellt, um die gewohnten Use-Cases der bisherigen Lösungen mit Microsoft Teams abzubilden.
„Finale Phase“: Bereitstellung der Basis an Kollaborationsfunktionen. Das beinhaltete Teamräume in Teams - inklusive definierter App Integrationen (Planner, Whiteboard, etc.) - um Mitarbeitenden eine vollumfängliche Lösung mit Blick auf die interne und externe Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen.
Die einzelnen Phasen des Rollouts zeigen eine permanente Steigerung der Nutzung im Unternehmen.
Im Bereich der Kommunikation stiegen und steigen die Nutzungszahlen permanent.
Auch mit Blick auf die Bereitstellung der Kollaborationsmöglichkeiten spiegelt das Monitoring den Start bzw. das Release mit einem erheblichen Wachstum wider:
Nach nur 8 Wochen hatten Mitarbeitende der LEONI bereits mehr als 450 Teams ins Leben gerufen. Von den rund 19.000 Mitarbeitenden mit PC-Zugang nutzen nach kurzer Zeit bereits über 50% die neue Anwendung.
Das Fazit: Die Teams-Einführung wurde dank der Einbindung relevanter Bereiche und Stakeholder, eine frühzeitige und permanente Befähigung der Anwender sowie dem Roll-Out in Phasen ein voller Erfolg. Mit Teams und weiteren M365 Apps stehen den Mitarbeitenden der LEONI nun vielfältige und effiziente Werkzeuge zur digitalen Zusammenarbeit innerhalb einer einzigen Plattform zur Verfügung - und das ohne Einstiegshürden, dank passgenauen Anwender-Trainings, dem Champions-Programm sowie Experten-Unterstützung.
Ein echter Meilenstein, jedoch noch lange nicht der letzte auf unserem Weg …
Gemeinsam mit der LEONI planen wir unter anderem die Datenmigration nach SharePoint Online, Erweiterungen der Informationsarchitektur in M365 sowie die Implementierung automatisierter Teams-Lifecycle-Prozesse. Das stets klare Ziel dahinter: Mitarbeitende mit DER bestmöglichen Kollaborationsplattform auszustatten!